Wann lohnt sich EasyCatalog?
Stellen Sie sich vor, ein Bäcker überlegt, ob er eine neue Knetmaschine anschaffen soll. Die alte Methode funktioniert: Zwei Mitarbeiter kneten den Teig von Hand, morgens um vier Uhr, verlässlich seit Jahren. Die Maschine kostet 8.000 Euro. Sie rechnen kurz: Zwei Mitarbeiter, je zwei Stunden täglich, 220 Arbeitstage im Jahr — das sind 880 Stunden Kneten pro Jahr. Selbst wenn die Maschine nicht eine einzige Stunde einspart, sondern nur die Belastung der Mitarbeitenden reduziert, hat sie ihren Wert.
Aber dann kommt die eigentliche Rechnung: Was passiert, wenn der Bäcker seinen Umsatz verdoppeln will? Mit der Hand können die zwei Mitarbeiter nur so viel kneten, wie die Zeit erlaubt. Die Maschine kennt dieses Limit nicht. Plötzlich ist die Frage nicht mehr „Was kostet die Maschine?“ — sondern: „Was kostet es, sie nicht zu haben?“
Genau hier beginnt jede ehrliche Auseinandersetzung mit EasyCatalog.
Die falsche Ausgangsfrage
Viele Unternehmen, die über EasyCatalog nachdenken, stellen als erstes die Frage: „Was kostet das?“ Das ist verständlich — aber es ist die falsche Einstiegsfrage. Die richtige lautet: „Was kostet uns unser aktueller Prozess?“
Diese Frage ist unbequemer. Sie erfordert, hinzusehen. Wie lange braucht Ihr Team aktuell, einen Katalog zu produzieren? Wie viele Personen sind beteiligt? Wie viele Korrekturschleifen gibt es, weil Daten aus dem ERP nicht direkt ins Layout übernommen werden konnten? Wie oft werden Preise oder Artikelnummern manuell nachgepflegt — und wie oft passiert dabei ein Fehler?
Wenn Sie diese Zahlen nicht kennen, ist das der erste Schritt: Messen, was der Status quo tatsächlich kostet. Nicht die Lizenzgebühr für ein Tool, sondern die Stunden, die Nerven, die Fehlerquote.
Was tatsächlich gemessen werden sollte
Aus der Praxis von mehr als 450 Projekten lassen sich drei Kostenkategorien benennen, die in der Vorkalkulation fast immer unterschätzt werden:
1. Direkte Produktionszeit
Wie viele Stunden verbringt Ihr Team damit, Inhalte aus Dateienlisten oder Excel-Tabellen manuell ins Layout zu übertragen? Wie viele Stunden gehen für die Bildsuche drauf — das manuelle Suchen, Benennen, Platzieren von Produktfotos? Erfahrungsgemäß liegt dieser Anteil in ungeplanten Projekten zwischen 40 und 60 Prozent der gesamten Katalogproduktionszeit.
2. Korrektur- und Abstimmungsaufwand
Ein Katalog mit 2.000 Artikeln, der manuell gepflegt wird, hat durchschnittlich 30 bis 80 Fehler in der ersten Druckvorlage. Falsche Preise, verrutschte Bilder, fehlende Einheiten. Jeder Fehler kostet nicht nur die Zeit der Korrektur — er kostet auch die Zeit der Person, die den Fehler gefunden und gemeldet hat, und die Abstimmungsrunden, die folgen. Multiplizieren Sie das mit der Anzahl Ihrer Korrekturschleifen.
3. Opportunitätskosten beim Relaunch
Das wird am häufigsten übersehen: Was passiert beim nächsten Katalog? Wenn das gesamte Wissen über den Aufbau in den Köpfen von zwei oder drei Mitarbeitenden steckt — oder schlimmer: in einer InDesign-Datei ohne Struktur — fangen Sie beim nächsten Mal von vorne an. EasyCatalog-Projekte amortisieren sich häufig nicht beim ersten Katalog, sondern beim zweiten. Weil der zweite einen Bruchteil der Zeit kostet.
Wer nur den ersten Katalog kalkuliert, versteht den ROI von EasyCatalog nicht. Das Modell rechnet sich über die Laufzeit — nicht über eine einzige Ausgabe.
Ab wann wird es konkret wirtschaftlich?
Eine pauschale Antwort gibt es nicht — aber es gibt klare Indikatoren, ab denen sich die Investition in EasyCatalog erfahrungsgemäß schnell rechnet:
- Mehr als 300 Artikel im Katalog. Darunter ist der manuelle Aufwand oft noch überschaubar. Ab 300 Positionen wird jede manuelle Änderung zum Risiko.
- Mehr als ein Katalog pro Jahr. Wer halbjährlich oder saisonal aktualisiert, hat mit EasyCatalog bereits beim zweiten Update einen messbaren Vorteil.
- Mehrsprachige Ausgaben. Dieselben Daten, fünf Sprachen — ohne EasyCatalog bedeutet das fünffachen Aufwand. Mit EasyCatalog: eine strukturierte Übersetzungsspalte in der Datenbasis, ein Update, fünf fertige Layouts.
- Häufige Datenpflege durch ERP oder PIM. Wenn Preise, Beschreibungen oder Verfügbarkeiten regelmäßig ändern, brauchen Sie eine direkte Verbindung zwischen Datenhaltung und Layout. Alles andere ist ein strukturiertes Problem.
Fehlt einer dieser Faktoren vollständig? Dann ist EasyCatalog möglicherweise zu viel des Guten. Ein einfaches, stabiles Sortiment mit 80 Artikeln, das einmal im Jahr erscheint und sich kaum ändert — da kann ein guter InDesign-Layouter die Aufgabe effizienter lösen, ohne ein Datenbindungssystem einzurichten.
Ehrlichkeit ist hier das Gebot: EasyCatalog ist kein Allheilmittel. Es ist ein präzises Werkzeug — und wie jedes präzise Werkzeug entfaltet es seinen Nutzen nur in den Händen derer, die es richtig einsetzen.
Die Rechnung, die selten jemand aufstellt
Wie wäre es, wenn Sie die folgende Übung einmal durchführen?
Schätzen Sie die Stunden, die Ihr Team im letzten Katalogzyklus mit diesen Aufgaben verbracht hat:
- Daten aus dem ERP manuell ins Layout übernehmen
- Bilder suchen, benennen, platzieren
- Preise und Artikelnummern Korrektur lesen
- Abstimmungsschleifen mit Produkt- und Marketingverantwortlichen
- Korrekturen nach dem ersten Probedruck
Multiplizieren Sie diese Summe mit dem durchschnittlichen Stundensatz Ihres Teams. Sie werden eine Zahl sehen, die in den meisten Fällen größer ist als die Investition in ein EasyCatalog-Projekt — oft bereits nach zwei oder drei Ausgaben.
Das ist keine Hochglanz-Präsentation. Das ist Ihre eigene Rechnung.
Häufige Gegenargumente — und was dahintersteckt
- „Wir haben das immer so gemacht.“ Das stimmt — und das ist kein Argument. Gewohnheit und Wirtschaftlichkeit sind zwei verschiedene Dinge. Wer seinen Prozess nie misst, findet ihn immer akzeptabel.
- „Der Aufwand für die Einführung ist zu groß.“ Dieser Einwand ist berechtigt — wenn er sich auf ein schlecht vorbereitetes Projekt bezieht. Mit sauberen Daten und einer klaren Struktur ist ein EasyCatalog-Projekt in einem überschaubaren Zeitrahmen eingeführt. Der Aufwand liegt, wie in einem früheren Posting beschrieben, zu 80 Prozent beim Kunden — und der fällt größtenteils in der Datenvorbereitung an, die ohnehin notwendig wäre.
- „Wir wissen nicht, ob unsere Daten dafür geeignet sind.“ Das ist die ehrlichste Aussage in dieser Liste — und der sinnvollste Ausgangspunkt für ein erstes Gespräch. Denn diese Frage lässt sich klären, bevor irgendeine Entscheidung getroffen wird.
Fazit
Die Frage „Wann lohnt sich EasyCatalog?“ hat keine universelle Antwort — aber sie hat eine klare Methode: Schauen Sie auf Ihren tatsächlichen Aufwand, nicht auf eine Lizenzgebühr. Zählen Sie die Stunden. Kalkulieren Sie den zweiten und dritten Katalog mit. Fragen Sie sich, was passiert, wenn Ihr Volumen wächst oder Ihre Daten sich häufiger ändern.
Wenn Sie diese Rechnung gemacht haben und die Zahlen noch immer gegen eine Automatisierung sprechen, dann ist das eine valide Entscheidung — getroffen auf Basis echter Information. Wenn Sie die Zahlen noch nie aufgestellt haben, ist das der erste Schritt. Gerne begleiten wir Sie dabei.
