EasyCatalog-Whitepaper

EasyCatalog-Whitepaper2018-12-06T15:18:59+00:00

Automatische Katalogproduktion in fünf Schritten:

Einführung

Die Erstellung von Katalogen, Broschüren, Preislisten und Marketingmaterial kann ein kostspieliger und zeitaufwendiger Prozess sein. Der Layouter muss Daten manuell auf der Seite platzieren und gleichzeitig dafür sorgen, dass sich dabei keine Fehler einschleichen. Dies erhöht die Produktionszeit deutlich und führt zu einer längeren Korrekturphase am Ende der Produktion, um zu gewährleisten, dass das Dokument sowohl korrekt als auch vollständig ist. Wenn es ein Preisupdate in letzter Minute gibt, müssen möglicherweise Hunderte von Seiten manuell aktualisiert werden, was dazu führt, dass der Korrekturprozess von vorne beginnt. Bei mehrsprachigen Versionen muss dieser Vorgang unter Umständen mehrfach wiederholt werden.

Mit dem Aufkommen des Internets investierten viele Unternehmen in Datenbanken für ihre Online-Shops. Oftmals werden diese Daten jedoch nicht für die gedruckten Kataloge wiederverwendet. Ob Ihre Daten in einer ODBC-Datenbank wie MySQL, einem PIM-System, Asset-Management-Systemen wie Elvis oder sogar einer Tabellenkalkulation gespeichert sind, EasyCatalog kann Ihnen bei der Automatisierung Ihrer Katalogproduktion entscheidend helfen.

Alle Ihre Inhalte können direkt aus Ihrer Datenbank oder Kalkulationstabelle in Adobe InDesign publiziert und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Ihr Werbematerial kann auf Knopfdruck automatisch zusammengestellt werden, was zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen führt.

Der Beginn der Automatisierung Ihrer Katalogproduktion mit EasyCatalog kann manchmal wie ein gewaltiger Prozess erscheinen. Dieses Whitepaper gibt einen Überblick darüber, wie Sie sich am besten darauf vorbereiten können, eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.

Inhalt

1. Erfassung der Daten

2. Überprüfung des Outputs

3. Vorlagen erstellen

4. Seitenumbruch

5. Aktualisieren, Bearbeiten, Fehlerüberprüfung

1. Datenerfassung

Qualitativ hochwertige Quelldaten sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Katalogautomatisierung mit EasyCatalog. EasyCatalog ist sehr datengesteuert, so dass die Qualität der Quelldaten einen direkten Einfluss auf die Qualität des Outputs und den Return on Investment hat, den Sie mit EasyCatalog erzielen werden.

Häufig haben Kunden jedoch nur unvollständige Daten. Bevor Sie beginnen, vergewissern Sie sich, dass Sie folgende Punkte erfüllen:

  • Alle Daten, die auf der Druckseite erscheinen, müssen in den Quelldaten vorhanden sein.
  • Verweise auf Bilddateien, die Sie paginieren, müssen in den Quelldaten vorhanden sein. Diese können in Form von Vollpfaden oder Teilpfaden vorliegen. EasyCatalog kann darüber hinaus auch Bilder von URLs in den Quelldaten herunterladen.
  • Jeder Datensatz muss eine eindeutige Kennung haben, die sich während der gesamten Lebensdauer des Produkts nicht ändert. Typischerweise handelt es sich dabei um eine Artikelnummer oder einen Produktcode, der erforderlich ist, damit sie bei der Aktualisierung des Dokuments immer den richtigen Datensatz finden können. Ebenso muss jedes Feld einen eindeutigen Namen haben.
  • Wenn Sie ein strukturiertes Dokument erstellen, müssen in den Daten zusätzliche Informationen über die Struktur vorhanden sein. Wenn Ihr Katalog beispielsweise in unterschiedliche Kategorien unterteilt wird, muss jedes Produkt wissen, zu welchem Abschnitt des Katalogs es gehört.

Manchmal müssen Gruppen von Datensätzen gemeinsam auf der Seite erscheinen – vielleicht in einer Tabelle. EasyCatalog kann gemeinsame Datensätze gruppieren und automatisch in dasselbe Bibliothekselement paginieren.

EasyCatalog lässt sich in Ihre bestehende Datenquelle integrieren, eine neue Datenbank ist nicht erforderlich. Wenn Sie bereits in die Zentralisierung Ihrer Daten investiert haben, ist die Wiederverwendung dieser Daten eine großartige Möglichkeit, Ihren Return on Investment sowohl hinsichtlich der Kosten für die Implementierung der Datenbank, als auch von EasyCatalog zu maximieren. EasyCatalog hat keine eigene Datenbank. Es wird direkt mit Ihren bestehenden Daten verbunden, so dass keine zusätzlichen Lizenzkosten oder Datenbankpflege erforderlich sind.

EasyCatalog kann Daten importieren aus:

  • Delimiter-getrennte Dateien, wie z.B. CSV
  • Microsoft Excel
  • Google Tabellen
  • Mit dem optionalen ODBC Data Provider können ODBC-Datenbanken wie MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server, FileMaker usw. verwendet werden.
  • Mit dem optionalen Enterprise Data Provider wird Unterstützung für eine Reihe von Product Information Management (PIM) und Asset Management-Systemen wie Elvis angeboten. Die Verwendung eines PIM- oder Asset-Management-Systems kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass Ihre Daten korrekt strukturiert sind und von ausreichender Qualität sind, und wird auch dazu beitragen, Regeln durchzusetzen, wie beispielsweise eine eindeutige Kennung für jeden Datensatz und eindeutige Feldnamen.

EasyCatalog ist Unicode-konform, so dass mehrsprachige Dokumente kein Problem darstellen. Sobald ein Basisdokument erstellt wurde, kann es entweder mit anderen Sprach- oder Marktdaten aktualisiert oder sogar neu erstellt werden.

2. Überprüfung des Outputs

EasyCatalog ist in der Lage, die Produktion von Broschüren, Preislisten und Katalogen vollständig oder teilweise zu automatisieren – und zwar überall dort, wo Daten auf der Seite ausgegeben werden müssen. Je nach Art des zu erstellenden Dokuments wird im nächsten Schritt ermittelt, wie viel Automatisierung möglich und sogar wünschenswert ist. Der Aufbau von Dokumenten kann manchmal ein Kompromiss zwischen Automatisierung und Design sein, aber aufgrund der Modularität von EasyCatalog können Sie so viel oder so wenig Automatisierung verwenden, wie Sie benötigen.

Publikationen fallen typischerweise in eine von zwei Kategorien:

  • Einige Publikationen sind designorientiert, da sie einen Designer benötigen, der die fertige Seite gestaltet. Diese enthalten typischerweise Seiten, die sich stark voneinander unterscheiden können. Dies kann der Fall sein, wenn die Seiten beispielsweise aufgrund der Größe und Form der Bilder neu angeordnet werden.
  • Einige Publikationen können datengesteuert und vollständig automatisiert sein, wie z.B. Verzeichnisse, Stücklisten, Immobilienanzeigen, etc. Wenn das Dokument eine Struktur hat, ist es möglich, in EasyCatalog Regeln zu definieren, die festlegen, wie und wo Daten auf der Seite erscheinen sollen. Automatisierte Dokumente müssen jedoch nicht einheitlich aussehen. Durch die Erstellung mehrerer Seitenbibliothekselemente kann EasyCatalog eine andere Vorlage für die Daten während des Seitenaufbaus auswählen, und die Rahmen innerhalb des Elements können automatisch geändert werden, indem ihnen Attribute zugewiesen werden.

EasyCatalog bietet für beide Typen die passende Lösung:

  • Für designgetriebene Kataloge können Daten per Drag’n‘ Drop auf die Seite gezogen werden.
  • Für datengetriebene Kataloge kann das optionale „Pagination Modul“ verwendet werden, um Daten automatisch in den
    Dokument nach einer Reihe von vorgegebenen Regeln, die in den Seitenvorlagen angegeben sind.

Es ist auch möglich, eine Kombination der beiden oben genannten Methoden zu verwenden: Das „Pagination Modul“ kann verwendet werden, um Daten auf die richtige Seite zu bekommen, dann steht es dem Designer frei, die Elemente nach dem automatischen Seitenumbruch neu anzuordnen, um ein ästhetischeres Layout zu erzeugen.

Das „Scripting Modul“ ist auch für Situationen verfügbar, in denen zusätzliche publikationsspezifische Logik erforderlich ist. Das produzierte Dokument ist ein Standard-InDesign-Dokument, so dass Änderungen nach dem Umbruch jederzeit möglich sind, auch von Benutzern, die keine EasyCatalog-Lizenz haben.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich anzusehen, wie das Ausgabedokument aufgebaut sein sollte und ob Sie dazu spezifische Informationen in Ihren Daten haben. Wenn das Dokument beispielsweise nach Kategorie und Unterkategorie geordnet ist, ist es dann möglich, dies allein anhand der vorhandenen Daten zu bestimmen? Wenn nicht, gehen Sie erneut zu Punkt 1 dieses Whitepapers, um zu sehen, ob diese Informationen hinzugefügt werden können.

Wenn Sie beabsichtigen, den Seitenumbruch zu automatisieren, werfen Sie einen Blick darauf, wie die Daten durch das Dokument fließen, um zu sehen, welche der möglichen Paginierungs-Arten von EasyCatalog die geeignete für Ihr Projekt ist:

  • „In den Textfluss“-Seitenumbruch ist ideal für Publikationen, die aus einem einzigen Textfluss durch das Dokument bestehen – z.B. Kleinanzeigen, Preislisten, etc.
  • „An Seiten-Hilfslinien“-Seitenumbruch werden für rasterartige Publikationen wie Immobilien- oder Autowerbung verwendet. Durch die Hilfslinen-basierte Seitennavigation wird jedes Bibliothekselement an den Schnittpunkten der Hilfslinien auf der Seite positioniert.
  • Mit dem „Verwende-Musterseiten“-Seitenumbruch können Sie eine Reihe von Musterseiten definieren, die Ihre Datenplatzhalter enthalten. Diese Art des Seitenumbruchs ist ideal für Situationen, in denen es eine Reihe von vordefinierten „Stellplätzen“ auf der Seite gibt, in denen Daten erscheinen sollen.
  • „Vorlagen-Dokument“-Seitenumbruch wird normalerweise für technische Spezifikationsdokumente, Flyer usw. verwendet, wenn Sie mehrere Dokumente oder PDFs benötigen, die automatisch ausgegeben werden. Sie können beispielsweise ein PDF mit technischen Daten für jeden Datensatz oder jede Gruppe von Datensätzen in Ihrer Datenbank ausgeben.

3. Vorlagen erstellen

EasyCatalog ist eng in Adobe InDesign integriert, so dass es keine neuen Designtools zu erlernen gibt und keine Skriptsprache zu beherrschen ist (es sei denn, Sie möchten es). EasyCatalog läuft in einer Palette neben allen standardmäßigen InDesign-Paletten und enthält zusätzliche Werkzeuge zum Einfügen von Platzhaltern, in denen Daten erscheinen sollen, und zum Festlegen von Platzierungsregeln, um festzulegen, wann eine Vorlage in der Ausgabe erscheinen soll.

In der Regel ist es möglich, mit der Extraktion der einzelnen Elemente aus Ihrem manuell erstellten Dokument zu beginnen und statischen Text durch die Datenplatzhalter von EasyCatalog (genannt „Feldspezifikatoren“) zu ersetzen. EasyCatalog verwaltet alle Textformatierungen, Absatzstile usw., die auf den Text angewendet werden. Ebenso können Platzhalter auch für Bilder eingefügt werden, da der Bildrahmen mit einem Feldspezifikator für das Bildfeld in den Daten versehen werden kann. Diese Elemente können dann in die InDesign-Bibliotheken aufgenommen werden und bilden die Grundlage für den Seitenumbruch.

Normalerweise benötigt man zum Paginieren zwei Dateien:

  • Ein Vorlagendokument, in das man paginieren kann.
    Dies definiert typischerweise, wie ein leeres Dokument aussehen soll — beinhaltet aber Seitenköpfe, Fußzeilen usw. auf den Musterseiten. Absatz- und Zeichenstile sollten ebenfalls in dieses Dokument aufgenommen werden. Wenn Sie die Automatisierung der Seitenumbrüche planen, bestimmt der Seitentyp (siehe Überprüfung des Outputs) auch, was in diesem Dokument enthalten sein muss.
  • Eine Seitenumbruch-Bibliothek
    Dies ist eine Bibliothek, die alle notwendigen Elemente enthält, um Daten in Ihr Dokument einzufügen. Auch wenn Sie nicht vorhaben, Ihre Seitenumbrüche vollständig zu automatisieren, spart die Erstellung einer Bibliothek mit den wichtigsten Elementen, aus denen sich jede Seite zusammensetzt, enorm viel Zeit und Mühe, da sie verwendet werden kann, um per Drag ’n‘ Drop Daten auf die Seite zu ziehen.

Sie können beliebig viele Bibliothekselemente einbinden und haben sogar mehrere verschiedene Designs, die von EasyCatalog automatisch zum Zeitpunkt des Seitenaufbaus ausgewählt werden. Über das Bedienfeld Paginierungsregeln von EasyCatalog können jedem Kästchen innerhalb des Bibliothekselements zusätzliche Attribute hinzugefügt werden, die die Darstellung während des Paginierens beeinflussen können. So kann beispielsweise eine Regel an ein Feld angehängt werden, um es zu löschen, wenn bestimmte Kriterien in den Daten erfüllt sind.

Für die automatische Seitennavigation benötigt jedes Bibliotheksobjekt zusätzliche Attribute, die festlegen, wo in Ihrer Datenstruktur jedes Element erscheinen soll. Sie können beispielsweise ein Bibliothekselement haben, das am Anfang jedes Abschnitts eingefügt wird, ein anderes, das für jeden Datensatz eingefügt wird, usw.

4. Seitenumbruch

Paginierung – das heißt, Daten auf die Seite zu bringen – ist der wichtigste Bereich, in dem die Kunden einen sofortigen Return on Investment sehen. Zeitersparnisse durch eine korrekt konfigurierte Seitenpaginierung können signifikant sein. Der tatsächliche Return on Investment, der erzielt werden kann, hängt von der Art der produzierten Publikation ab: Je mehr Automatisierung erreicht werden kann, desto höher ist der ROI. Allerdings kann schon die Befreiung des Designers von der Platzierung von Daten eine erhebliche Zeitersparnis bedeuten und sicherstellen, dass das, was in das Dokument eingeht, korrekt ist.

Sowohl Text als auch Bilder werden aus Ihrer Datenquelle importiert und entsprechend der Konfiguration in Ihren Bibliothekselementen formatiert. Einmal in das Dokument eingefügt, ist jedes Feld mit der Datenquelle verknüpft, wodurch die Genauigkeit sowohl beim ersten Platzieren des Feldes als auch bei jeder Änderung der Daten in der Datenquelle gewährleistet ist.

Bei der Anbindung an ein Asset Management System wie Elvis werden Ihre Bilder automatisch lokal heruntergeladen und für Sie in das InDesign-Dokument eingefügt. Attribute können auch angegeben werden, damit Bilder automatisch skaliert und für Sie in jedem Bildrahmen positioniert werden.

Designorientierte Kataloge

Wo eine automatische Seitenumbruch nicht möglich oder erwünscht ist, können Daten schnell per Drag ’n‘ Drop auf die Seite gezogen werden. Elemente, die aus einer EasyCatalog Bibliothek selektiert werden, werden automatisch mit den im Datenmonitor ausgewählten Daten gefüllt, was die Umbruchzeit der Seite drastisch reduziert.

Datengesteuerte Kataloge

Das optionale „Pagination Modul“ ermöglicht es EasyCatalog, Ihre Daten automatisch in das Dokument einzufügen und dabei die Regeln einzuhalten, die Sie den Bibliothekselementen zugeordnet haben. Nach dem Seitenumbruch erhalten Sie ein Standard InDesign-Dokument, das vom Designer bearbeitet werden kann.

5. Aktualisieren, Bearbeiten, Fehlerüberprüfung

Preisaktualisierungen in letzter Minute oder Änderungen von Inhalten werden von EasyCatalog automatisch durchgeführt, da jedes Feld im Dokument direkt mit Ihren Quelldaten verknüpft ist. Durch die Verfolgung des Dokumentinhalts kann EasyCatalog Ihnen auch anzeigen, ob die Daten im Dokument nicht mehr mit den Quelldaten übereinstimmen.

Gelegentlich können Fehler in Ihren Quelldaten auftreten. In diesem Fall können Korrekturen direkt im InDesign-Dokument vorgenommen und die Änderung an Ihre Quelldaten zurückgegeben werden (aber nur, wenn Sie dies zulassen). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass derselbe Fehler nie wieder auf der Seite und in Ihren Quelldaten auftritt.

Mit EasyCatalog erstellte Dokumente können auch von Benutzern geöffnet werden, die keine Lizenz von EasyCatalog besitzen. Wenn das Dokument von einem Nicht-EasyCatalog-Benutzer bearbeitet wird, empfehlen wir ihm die Verwendung unseres kostenlosen „Reader-Plugins“ , das sicherstellt, dass Ihre Datenverbindungen intakt bleiben; wenn Sie das Dokument nur ausgeben, sind keine zusätzlichen Plugins erforderlich.

Mehrsprachige Kataloge

Da jedes Feld im Dokument mit Ihren Quelldaten verknüpft ist, ermöglicht EasyCatalog den smarten Umgang mit mehrsprachigen Dokumenten.

Mehrsprachige Dokumente werden in der Regel auf zwei Arten erstellt:

  • Sobald eine Sprache fertig und ausgegeben ist, werden die Felder im Dokument durch Felder einer anderen Sprache ersetzt, bevor sie erneut ausgegeben wird (das optionale „Scripting Modul“ ist ideal für die Automatisierung dieses Prozesses).
  • Einige Kunden bevorzugen es, alle Sprachvarianten im gleichen Dokument zu haben, also duplizieren sie eine gerade abgeschlossene Sprachebene und ersetzen die Felder durch eine andere Sprache auf der neuen Ebene. Ebenen können dann zur Ausgabezeit ein- und ausgeschaltet werden, um die richtige Sprache anzuzeigen.

Indizes

EasyCatalog kann Ihre Quelldaten auch mit der Seitennummer aktualisieren, auf der jeder Datensatz platziert ist, so dass Sie schnell einen Index oder ein Inhaltsverzeichnis erstellen können. Sobald Sie Informationen über die Seitenzahl in Ihren Daten haben, ist es einfach, die Palette zu filtern, zu gruppieren und zu sortieren, um die Struktur zu erstellen, die Sie für Ihren Index benötigen. Das Umblättern ist dann nur noch ein einfacher Fall von Drag & Drop auf eine Tabelle im Dokument.

Über EasyCatalog

EasyCatalog ist ideal für zeitkritische Publikationen, da es die Seitenumbruchzeiten erheblich verkürzt und sicherstellt, dass Ihre Dokumente fehlerfrei bleiben. EasyCatalog, dem Tausende von Anwendern in über dreißig Ländern auf sechs Kontinenten vertrauen, hat sich schnell als eine der leistungsfähigsten und flexibelsten Lösungen für die Veröffentlichung von Datenbanken für Adobe InDesign etabliert.

EasyCatalog ist mit einer Reihe von optionalen Modulen erhältlich:

EasyCatalog Module

ModuleBeschreibung
Pagination Modulzur autom. Befüllung von InDesign Seiten
ODBC Data Providerzur Verbindung mit ODBC-Datenquellen
XML Data Providerzur Verbindung mit XML-Datenquellen
Enterprise Data Providerzur Verbindung mit diversen Digital Asset Management Systemen
Relational Modulzum Erzeugen von Relationen in ODBC-Datenquellen
Scripting Modulzum Scripten von EasyCatalog in InDesign