Katalogproduktion automatisieren in fünf Schritten

Einführung

Die Erstellung von Katalogen, Broschüren, Preislisten und Marketingmaterial kann ein kostspieliger und zeitaufwendiger Prozess sein. Der Layouter muss Daten manuell auf der Seite platzieren und gleichzeitig dafür sorgen, dass sich dabei keine Fehler einschleichen. Dies erhöht die Produktionszeit deutlich und führt zu einer längeren Korrekturphase am Ende der Produktion, um zu gewährleisten, dass das Dokument sowohl korrekt als auch vollständig ist. Wenn es ein Preisupdate in letzter Minute gibt, müssen möglicherweise Hunderte von Seiten manuell aktualisiert werden, was dazu führt, dass der Korrekturprozess von vorne beginnt. Bei mehrsprachigen Versionen muss dieser Vorgang unter Umständen mehrfach wiederholt werden.

Viele Unternehmen pflegen ihre Produktdaten längst in Datenbanken, etwa für den Onlineshop, im ERP- oder im PIM-System. Für den gedruckten Katalog werden diese Daten trotzdem oft von Hand übertragen. Ob Ihre Daten in einer ODBC-Datenbank wie MySQL, einem PIM-System, einem Asset-Management-System oder einer Excel-Tabelle liegen: EasyCatalog hilft Ihnen, die Katalogproduktion zu automatisieren.

Ihre Inhalte kommen direkt aus der Datenbank oder Tabelle in Adobe InDesign und bleiben dort aktuell. Werbematerial stellen Sie per Klick zusammen, und das spart Zeit und Kosten.

Der Einstieg in die automatisierte Katalogproduktion wirkt anfangs oft größer, als er ist. Dieses Whitepaper zeigt, wie Sie sich am besten vorbereiten, damit die Einführung gelingt.

1. Datenerfassung

Qualitativ hochwertige Quelldaten sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Katalogautomatisierung mit EasyCatalog. EasyCatalog ist sehr datengesteuert, so dass die Qualität der Quelldaten einen direkten Einfluss auf die Qualität des Outputs und den Return on Investment hat, den Sie mit EasyCatalog erzielen werden.

Häufig haben Kunden jedoch nur unvollständige Daten. Bevor Sie beginnen, vergewissern Sie sich, dass Sie folgende Punkte erfüllen:

• Alle Daten, die auf der Druckseite erscheinen, müssen in den Quelldaten vorhanden sein.
• Verweise auf Bilddateien, die Sie paginieren, müssen in den Quelldaten vorhanden sein. Diese können in Form von Vollpfaden oder Teilpfaden vorliegen. EasyCatalog kann darüber hinaus auch Bilder von URLs in den Quelldaten herunterladen.
• Jeder Datensatz muss eine eindeutige Kennung haben, die sich während der gesamten Lebensdauer des Produkts nicht ändert. Typischerweise handelt es sich dabei um eine Artikelnummer oder einen Produktcode, der erforderlich ist, damit sie bei der Aktualisierung des Dokuments immer den richtigen Datensatz finden können. Ebenso muss jedes Feld einen eindeutigen Namen haben.
• Wenn Sie ein strukturiertes Dokument erstellen, müssen in den Daten zusätzliche Informationen über die Struktur vorhanden sein. Wenn Ihr Katalog beispielsweise in unterschiedliche Kategorien unterteilt wird, muss jedes Produkt wissen, zu welchem Abschnitt des Katalogs es gehört.

Manchmal müssen Gruppen von Datensätzen gemeinsam auf der Seite erscheinen, etwa in einer Tabelle. EasyCatalog gruppiert zusammengehörige Datensätze und setzt sie automatisch in dasselbe Bibliothekselement.

EasyCatalog lässt sich in Ihre bestehende Datenquelle integrieren, eine neue Datenbank ist nicht erforderlich. Wenn Sie bereits in die Zentralisierung Ihrer Daten investiert haben, ist die Wiederverwendung dieser Daten eine großartige Möglichkeit, Ihren Return on Investment sowohl hinsichtlich der Kosten für die Implementierung der Datenbank als auch von EasyCatalog zu maximieren. EasyCatalog hat keine eigene Datenbank. Es wird direkt mit Ihren bestehenden Daten verbunden, so dass keine zusätzlichen Lizenzkosten oder Datenbankpflege erforderlich sind.

EasyCatalog kann Daten importieren aus:

• Textdateien mit Trennzeichen, zum Beispiel CSV
• Microsoft Excel
• Google Tabellen
• Mit dem optionalen XML Data Provider können XML-Dateien inkl. XPath-Anweisungen genutzt werden.
• Mit dem optionalen ODBC Data Provider können ODBC-Datenbanken wie MySQL, Oracle, Microsoft SQL Server, FileMaker usw. verwendet werden.
• Mit dem optionalen Enterprise Data Provider binden Sie PIM-Systeme (Product Information Management) und Asset-Management-Systeme an, etwa Akeneo, Pimcore, Salsify oder WoodWing. Ein PIM-System hilft, die Daten sauber zu strukturieren, und setzt Regeln wie eine eindeutige Kennung für jeden Datensatz und eindeutige Feldnamen durch.

EasyCatalog ist Unicode-konform, so dass mehrsprachige Dokumente kein Problem darstellen. Sobald ein Basisdokument erstellt wurde, kann es entweder mit anderen Sprach- oder Marktdaten aktualisiert oder sogar neu erstellt werden.

2. Überprüfung des Outputs

EasyCatalog automatisiert die Produktion von Broschüren, Preislisten und Katalogen ganz oder teilweise, überall dort, wo Daten auf die Seite müssen. Im nächsten Schritt klären Sie, wie viel Automatisierung bei Ihrem Dokument möglich und sinnvoll ist. Manchmal ist der Aufbau ein Kompromiss zwischen Automatisierung und Gestaltung. Weil EasyCatalog modular aufgebaut ist, nutzen Sie genau so viel Automatisierung, wie Sie brauchen.

Publikationen fallen typischerweise in eine von zwei Kategorien:

• Einige Publikationen sind designorientiert, da sie einen Designer benötigen, der die fertige Seite gestaltet. Diese enthalten typischerweise Seiten, die sich stark voneinander unterscheiden können. Dies kann der Fall sein, wenn die Seiten beispielsweise aufgrund der Größe und Form der Bilder neu angeordnet werden.
• Einige Publikationen können datengesteuert und vollständig automatisiert sein, wie z.B. Verzeichnisse, Stücklisten, Immobilienanzeigen, etc. Wenn das Dokument eine Struktur hat, ist es möglich, in EasyCatalog Regeln zu definieren, die festlegen, wie und wo Daten auf der Seite erscheinen sollen. Automatisierte Dokumente müssen jedoch nicht einheitlich aussehen. Durch die Erstellung mehrerer Seitenbibliothekselemente kann EasyCatalog eine andere Vorlage für die Daten während des Seitenaufbaus auswählen, und die Rahmen innerhalb des Elements können automatisch geändert werden, indem ihnen Attribute zugewiesen werden.

EasyCatalog bietet für beide Typen die passende Lösung:

• Für designgetriebene Kataloge können Daten per Drag & Drop auf die Seite gezogen werden.
• Für datengetriebene Kataloge setzt das optionale Pagination Modul die Daten automatisch ins Dokument, nach Regeln, die Sie in den Seitenvorlagen festlegen.

Es ist auch möglich, eine Kombination der beiden oben genannten Methoden zu verwenden: Das „Pagination Modul“ kann verwendet werden, um Daten auf die richtige Seite zu bekommen, dann steht es dem Designer frei, die Elemente nach dem automatischen Seitenumbruch neu anzuordnen, um ein ästhetischeres Layout zu erzeugen.

Das „Scripting Modul“ ist auch für Situationen verfügbar, in denen zusätzliche publikationsspezifische Logik erforderlich ist. Das produzierte Dokument ist ein Standard-InDesign-Dokument, so dass Änderungen nach dem Umbruch jederzeit möglich sind, auch von Benutzern, die keine EasyCatalog-Lizenz haben.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich anzusehen, wie das Ausgabedokument aufgebaut sein sollte und ob Sie dazu spezifische Informationen in Ihren Daten haben. Wenn das Dokument beispielsweise nach Kategorie und Unterkategorie geordnet ist, ist es dann möglich, dies allein anhand der vorhandenen Daten zu bestimmen? Wenn nicht, gehen Sie erneut zu Punkt 1 dieses Whitepapers, um zu sehen, ob diese Informationen hinzugefügt werden können.

Wenn Sie beabsichtigen, den Seitenumbruch zu automatisieren, werfen Sie einen Blick darauf, wie die Daten durch das Dokument fließen, um zu sehen, welche der möglichen Paginierungsarten von EasyCatalog die geeignete für Ihr Projekt ist:

• „In den Textfluss“-Seitenumbruch passt zu Publikationen, die aus einem durchgehenden Textfluss bestehen, etwa Kleinanzeigen oder Preislisten.
• „An Seiten-Hilfslinien“-Seitenumbruch wird für rasterartige Publikationen wie Immobilien- oder Autowerbung verwendet. Durch den hilfslinienbasierten Seitenumbruch wird jedes Bibliothekselement an den Schnittpunkten der Hilfslinien auf der Seite positioniert.
• Mit dem „Verwende-Musterseiten“-Seitenumbruch können Sie eine Reihe von Musterseiten definieren, die Ihre Datenplatzhalter enthalten. Diese Art des Seitenumbruchs ist ideal für Situationen, in denen es eine Reihe von vordefinierten „Stellplätzen“ auf der Seite gibt, in denen Daten erscheinen sollen.
• „Vorlagen-Dokument“-Seitenumbruch wird normalerweise für technische Spezifikationsdokumente, Flyer usw. verwendet, wenn Sie mehrere Dokumente oder PDFs benötigen, die automatisch ausgegeben werden. Sie können beispielsweise ein PDF mit technischen Daten für jeden Datensatz oder jede Gruppe von Datensätzen in Ihrer Datenbank ausgeben.

3. Vorlagen erstellen

EasyCatalog ist eng in Adobe InDesign integriert, so dass es keine neuen Designtools zu erlernen gibt und keine Skriptsprache zu beherrschen ist (es sei denn, Sie möchten es). EasyCatalog läuft in einer Palette neben allen standardmäßigen InDesign-Paletten und enthält zusätzliche Werkzeuge zum Einfügen von Platzhaltern, in denen Daten erscheinen sollen, und zum Festlegen von Platzierungsregeln, um festzulegen, wann eine Vorlage in der Ausgabe erscheinen soll.

In der Regel ist es möglich, mit der Extraktion der einzelnen Elemente aus Ihrem manuell erstellten Dokument zu beginnen und statischen Text durch die Datenplatzhalter von EasyCatalog (genannt „Feldspezifikatoren“) zu ersetzen. EasyCatalog verwaltet alle Textformatierungen, Absatzstile usw., die auf den Text angewendet werden. Ebenso können Platzhalter auch für Bilder eingefügt werden, da der Bildrahmen mit einem Feldspezifikator für das Bildfeld in den Daten versehen werden kann. Diese Elemente können dann in die InDesign-Bibliotheken aufgenommen werden und bilden die Grundlage für den Seitenumbruch.

Zum Paginieren brauchen Sie in der Regel zwei Dateien:

• Ein Vorlagendokument, in das man paginieren kann.
  Dies definiert typischerweise, wie ein leeres Dokument aussehen soll – beinhaltet aber Seitenköpfe, Fußzeilen usw. auf den Musterseiten. Absatz- und Zeichenstile sollten ebenfalls in dieses Dokument aufgenommen werden. Wenn Sie die Automatisierung der Seitenumbrüche planen, bestimmt der Seitentyp (siehe Überprüfung des Outputs) auch, was in diesem Dokument enthalten sein muss.
• Eine Seitenumbruch-Bibliothek
  Dies ist eine Bibliothek, die alle notwendigen Elemente enthält, um Daten in Ihr Dokument einzufügen. Auch wenn Sie nicht vorhaben, Ihre Seitenumbrüche vollständig zu automatisieren, spart die Erstellung einer Bibliothek mit den wichtigsten Elementen, aus denen sich jede Seite zusammensetzt, enorm viel Zeit und Mühe, da sie verwendet werden kann, um per Drag ’n‘ Drop Daten auf die Seite zu ziehen.

Sie können beliebig viele Bibliothekselemente einbinden und sogar mehrere verschiedene Designs anlegen, die von EasyCatalog automatisch zum Zeitpunkt des Seitenaufbaus ausgewählt werden. Über das Bedienfeld Paginierungsregeln von EasyCatalog können jedem Rahmen innerhalb des Bibliothekselements zusätzliche Attribute hinzugefügt werden, die die Darstellung während des Paginierens beeinflussen können. So kann beispielsweise eine Regel an ein Feld angehängt werden, um es zu löschen, wenn bestimmte Kriterien in den Daten erfüllt sind.

Für den automatischen Seitenumbruch benötigt jedes Bibliotheksobjekt zusätzliche Attribute, die festlegen, wo in Ihrer Datenstruktur jedes Element erscheinen soll. Sie können beispielsweise ein Bibliothekselement haben, das am Anfang jedes Abschnitts eingefügt wird, ein anderes, das für jeden Datensatz eingefügt wird, usw.

4. Seitenumbruch

Beim Paginieren, also dem Verteilen der Daten auf die Seiten, sparen Sie am schnellsten Zeit. Wie viel, hängt von der Art der Publikation ab: Je mehr sich automatisieren lässt, desto größer der Effekt. Schon wenn der Designer keine Daten mehr von Hand platziert, gewinnt er viel Zeit, und im Dokument steht genau das, was in der Datenquelle steht.

Sowohl Text als auch Bilder werden aus Ihrer Datenquelle importiert und entsprechend der Konfiguration in Ihren Bibliothekselementen formatiert. Einmal in das Dokument eingefügt, ist jedes Feld mit der Datenquelle verknüpft, wodurch die Genauigkeit sowohl beim ersten Platzieren des Feldes als auch bei jeder Änderung der Daten in der Datenquelle gewährleistet ist.

Ist ein Asset-Management-System angebunden, lädt EasyCatalog die Bilder automatisch herunter und setzt sie ins InDesign-Dokument. Über Attribute legen Sie fest, wie jedes Bild im Rahmen skaliert und positioniert wird.

Designorientierte Kataloge

Wo ein automatischer Seitenumbruch nicht möglich oder nicht gewünscht ist, ziehen Sie die Daten per Drag & Drop auf die Seite. Elemente aus einer EasyCatalog-Bibliothek füllt EasyCatalog automatisch mit den markierten Daten. Das verkürzt die Umbruchzeit deutlich.

Datengesteuerte Kataloge

Das optionale „Pagination Modul“ ermöglicht es EasyCatalog, Ihre Daten automatisch in das Dokument einzufügen und dabei die Regeln einzuhalten, die Sie den Bibliothekselementen zugeordnet haben. Nach dem Seitenumbruch erhalten Sie ein Standard-InDesign-Dokument, das vom Designer bearbeitet werden kann.

5. Aktualisieren, Bearbeiten, Fehlerüberprüfung

Preisaktualisierungen in letzter Minute oder Änderungen von Inhalten werden von EasyCatalog automatisch durchgeführt, da jedes Feld im Dokument direkt mit Ihren Quelldaten verknüpft ist. Durch die Verfolgung des Dokumentinhalts kann EasyCatalog Ihnen auch anzeigen, ob die Daten im Dokument nicht mehr mit den Quelldaten übereinstimmen.

Gelegentlich können Fehler in Ihren Quelldaten auftreten. In diesem Fall können Korrekturen direkt im InDesign-Dokument vorgenommen und die Änderung in Ihre Quelldaten zurückgeschrieben werden (aber nur, wenn Sie dies zulassen). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass derselbe Fehler nie wieder auf der Seite und in Ihren Quelldaten auftritt.

Mit EasyCatalog erstellte Dokumente können auch von Benutzern geöffnet werden, die keine Lizenz von EasyCatalog besitzen. Wenn das Dokument von einem Nicht-EasyCatalog-Benutzer bearbeitet wird, empfehlen wir ihm die Verwendung unseres kostenlosen „Reader-Plugins“ , das sicherstellt, dass Ihre Datenverbindungen intakt bleiben; wenn Sie das Dokument nur ausgeben, sind keine zusätzlichen Plugins erforderlich.

Mehrsprachige Kataloge

Da jedes Feld im Dokument mit Ihren Quelldaten verknüpft ist, ermöglicht EasyCatalog den smarten Umgang mit mehrsprachigen Dokumenten.

Mehrsprachige Dokumente werden in der Regel auf zwei Arten erstellt:

• Sobald eine Sprache fertig und ausgegeben ist, werden die Felder im Dokument durch Felder einer anderen Sprache ersetzt, bevor es erneut ausgegeben wird (das optionale „Scripting Modul“ ist ideal für die Automatisierung dieses Prozesses).
• Einige Kunden bevorzugen es, alle Sprachvarianten im gleichen Dokument zu haben, also duplizieren sie eine gerade abgeschlossene Sprachebene und ersetzen die Felder durch eine andere Sprache auf der neuen Ebene. Ebenen können dann zur Ausgabezeit ein- und ausgeschaltet werden, um die richtige Sprache anzuzeigen.

Indizes

EasyCatalog kann in Ihre Quelldaten zurückschreiben, auf welcher Seite jeder Datensatz steht. Mit dieser Seitenzahl filtern, gruppieren und sortieren Sie die Palette so, wie Ihr Index oder Inhaltsverzeichnis aufgebaut sein soll. Danach ziehen Sie die Daten per Drag & Drop in eine Tabelle im Dokument.