Kein Tag zuviel, keiner zu wenig. Der Februar 2021 ist der perfekte Monat. Alle vier Kalenderwochen passen wie angegossen. Der Monat beginnt an einem Montag und endet, wie sollte es auch anders sein, an einem Sonntag.

Das ist an Ästhetik und Symmetrie nicht mehr zu überbieten. Komisch, dass es uns überhaupt aufgefallen ist, denn normalerweise erstellen unsere Kunden ihre Kalender vollkommen automatisch mit EasyCatalog. Wie das funktioniert, lesen Sie hier.

Übrigens, der nächste perfekte Monat ist erst wieder im Februar 2027

Über den Kunden

Eine bekannte deutsche Kalender-Druckerei, die für namhafte Kunden unter anderem sogenannte Monats-Wandkalender produziert.

Die Problemstellung

Monats-Wandkalender von Hand zu produzieren kostet Zeit und ist fehleranfällig. Die Regeln, wann eine Kalenderwoche beginnt, unterscheiden sich von Land zu Land, und auch die Feiertage sind in jedem Land andere. Wer analog vorliegende Daten in ein InDesign-Dokument überträgt, riskiert daher folgenschwere Übertragungsfehler. Die durchschnittliche Produktionszeit für einen Monats-Wandkalender lag bisher bei ca. zwei Tagen. Die Druckerei stellt im Jahr ca. 90 unterschiedliche Monats-Wandkalender für diverse Kunden her.

Die Lösung

Der Einsatz von EasyCatalog, einem Plug-in für Adobe InDesign, das InDesign-Dokumente aus einer strukturierten Datenquelle erzeugt.

Welche Produkte kommen zum Einsatz

EasyCatalog, Google Tabellen/Microsoft Excel und Adobe InDesign

Projektvorstellung

Ziel dieses Projektes war es, die manuelle, zeitraubende und fehleranfällige Produktion der Monats-Wandkalender zu automatisieren. Für solche Aufgaben eignet sich EasyCatalog in Verbindung mit Adobe InDesign sehr gut. Allerdings benötigt EasyCatalog eine strukturierte Datenquelle, um InDesign-Dokumente automatisch zu befüllen. Da die Daten zu Wochentagen, Kalenderwochen, Wochenenden und Feiertagen lediglich analog vorlagen, entstand als Erstes eine geeignete Datenquelle. Wir entschieden uns für Google Tabellen, das Gegenstück von Google zu Excel. Damit können unterschiedliche Anwender gleichzeitig und unkompliziert Daten eingeben und pflegen, jeder in den für ihn vorgesehenen Bereichen. (EasyCatalog kann natürlich auch mit Excel-Dateien umgehen)

Wir erstellten eine Google Tabelle mit zwei Arbeitsblättern. Im ersten Arbeitsblatt finden automatisch alle Berechnungen zu Wochentagen, Kalenderwochen, Wochenenden usw. statt. Dazu genügt die Eingabe des Startdatums des Kalenders.

Im zweiten Arbeitsblatt trägt die Druckerei das Datum, den Namen und das Land eines Feiertages ein.

Den Rest erledigen einige Formeln in Google-Tabellen. Das Ergebnis ist eine perfekte Datenquelle, die wir für EasyCatalog benötigen.

In Adobe InDesign entstanden mit EasyCatalog sogenannte Templates. Sie importieren die Daten der Datenquelle in InDesign und platzieren sie an den gewünschten Stellen des Dokuments.

Dauer des Projektes

Nach ca. zwei Wochen konnten die ersten Monats-Wandkalender vollautomatisch innerhalb von wenigen Sekunden produziert werden.

Welche Vorteile bietet EasyCatalog gegenüber der alten Produktionslösung?

Der Vorteil dieser auf Datenquellen gestützten Produktion liegt auf der Hand. Wenn die Datenquelle richtig gepflegt wurde, kann man sicher sein, dass die entsprechenden Daten im InDesign-Dokument immer korrekt sind. Selbst nach Änderungen an der Datenquelle lässt sich das InDesign-Dokument auf Knopfdruck aktualisieren. Flüchtigkeitsfehler gehören damit endgültig der Vergangenheit an.

Wie verlief die Umstellung und was musste besonders bedacht oder verändert werden?

Wie bei jeder Umstellung eines Produktionsworkflows entscheidet neben der Qualität der neuen Lösung vor allem die Akzeptanz der Mitarbeiter, die später damit arbeiten sollen. Schafft man es nicht, die Kollegen für die neue Lösung zu gewinnen, ist ein solches Projekt eigentlich zum Scheitern verurteilt. In diesem Fall waren die Mitarbeiter der Druckerei hoch motiviert: Sie sahen sofort das Potential von EasyCatalog und die Vorteile, die es für sie haben würde.

In welchem Umfang konnten Qualität und Quantität gesteigert werden?

Die manuelle Erstellung eines Monats-Wandkalenders dauerte vor der Umstellung ca. zwei volle Arbeitstage. Dank EasyCatalog dauert die Produktion eines Monats-Wandkalenders inkl. Finetuning nun nur noch ca. zwei Stunden, und das mit der Gewissheit, dass die Daten aus der Datenquelle zu 100% richtig übernommen wurden.

Was sind die größten Vorteile des Programms?

Sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis, große Flexibilität, großes Einsparungspotential.

Weitere Informationen zum Produkt

https://easycatalog.impressed.de\///