Kennen Sie das? Sie suchen ein bestimmtes Foto aus dem letzten Urlaub. Sie wissen ungefähr, wann es entstanden ist: irgendwann im August, auf Sardinien, am zweiten oder dritten Tag. Ihr Bilderordner auf dem Computer heißt „Fotos 2024“ und enthält 3.847 Dateien, die meisten davon mit Namen wie IMG_4572.jpg oder DSCN_0189.jpg. Eine Stunde später haben Sie das Foto immer noch nicht gefunden, dafür aber zwölf andere entdeckt, die Sie sich irgendwann mal in Ruhe ansehen wollten.

Und jetzt stellen Sie sich vor, Sie müssten dasselbe für 2.000 Produktbilder tun. Mehrmals im Jahr, weil der Katalog überarbeitet wird.

Genau so sieht der Alltag in vielen mittelständischen Unternehmen aus, die noch ohne strukturiertes Asset-Management arbeiten. Und genau hier setzt EasyCatalog an.

Warum Bilder das unterschätzte Problem sind

In Gesprächen mit Kunden fällt auf: Bei der Projektvorbereitung geht der Blick fast immer zuerst auf die Datenstruktur und die Templates. Bilder gelten als nachgelagerte Aufgabe. „Die haben wir ja, die legen wir dann rein.“

Dann beginnt die Produktion, und plötzlich zeigt sich: Die Bilder sind zwar vorhanden, aber nicht strukturiert abgelegt. Die Dateinamen folgen keiner einheitlichen Logik. Manche Produkte haben fünf Varianten desselben Fotos in unterschiedlichen Auflösungen, andere haben gar kein Bild. Für einige Artikel gibt es Freistellungen, für andere nicht.

Wer einmal erlebt hat, wie ein Layoutprojekt am letzten Tag vor dem Drucktermin ins Stocken gerät, weil Bilder fehlen oder nicht auffindbar sind, der weiß: Das ist kein Randproblem. Es ist oft die größte Zeitfalle der gesamten Katalogproduktion.

Daten und Templates sind die Konstruktion des Katalogs, Bilder sind sein Gesicht. Beides braucht dieselbe strukturelle Sorgfalt.

Wie EasyCatalog Bilder mit Produkten verknüpft

Das Grundprinzip ist einfach: EasyCatalog verknüpft Bilder nicht von Hand, sondern über ein Feld in Ihrer Datenquelle. Jeder Produktdatensatz enthält einen Verweis, typischerweise einen Dateinamen, einen Pfad oder eine ID. Anhand dieses Verweises sucht EasyCatalog das passende Bild automatisch heraus.

Konkret heißt das: Trägt Ihr Produkt mit der Artikelnummer 4711 in der Datenquelle den Bildverweis 4711_freigestellt.tif, und liegt diese Datei in dem Ordner, den Sie EasyCatalog als Asset-Verzeichnis genannt haben, dann platziert EasyCatalog dieses Bild ohne weiteres Zutun im dafür vorgesehenen Rahmen Ihres Templates.

Das setzt natürlich voraus, dass Ihre Bildablage einer Logik folgt. Keiner komplizierten, aber einer konsistenten. Ein Unternehmen, das seine Produktbilder nach Artikelnummer benennt und in einem zentralen Ordner ablegt, hat die wichtigste Voraussetzung bereits erfüllt. Wer das noch nicht tut, stellt im Laufe des Projekts fest, dass die Bildbereinigung mehr Zeit kostet als die gesamte Template-Entwicklung.

Das Dateibenennungs-Prinzip: Einfach ist besser

Welche Benennung ist die beste für EasyCatalog-Projekte? Die, die Sie konsequent durchhalten können.

Aus der Projektpraxis hat sich dieses Schema bewährt: Artikelnummer, optional ergänzt um ein Suffix für den Bildtyp. Also 4711.jpg für das Hauptbild, 4711_detail.jpg für ein Detailbild, 4711_freigestellt.tif für die Freistellung. Über sogenannte File-Finder-Regeln lässt sich EasyCatalog anweisen, nach mehreren möglichen Dateinamen zu suchen: Gibt es ein freigestelltes Bild, nimmt es dieses, ansonsten das reguläre JPEG.

Ist eine solche Logik einmal eingerichtet, läuft die Bildverknüpfung vollautomatisch. EasyCatalog durchsucht bei jedem Pagination-Lauf Ihren Asset-Ordner, findet die passenden Bilder und platziert sie. Kommt ein neues Produkt in die Datenquelle und liegt sein Bild korrekt benannt im Asset-Ordner, erscheint es ohne weiteren Eingriff im nächsten Katalogdurchlauf.

Was EasyCatalog mit den Bildern macht – und was nicht

Hier liegt eine häufige Quelle von Missverständnissen, die eine klare Ansage verdient: EasyCatalog ist kein Bildbearbeitungsprogramm. Es verknüpft und platziert Bilder und skaliert sie bei Bedarf. Retusche, Freistellung oder Formatkonvertierung gehören nicht zu seinen Aufgaben.

Was EasyCatalog sehr wohl kann: einen Bildrahmen in Ihrem Template füllen, das Bild proportional skalieren, es zentrieren oder auf eine definierte Ausschnittposition setzen. Es kann Bilder auch abhängig von Produktattributen unterschiedlich groß darstellen. Ein Hauptprodukt bekommt dann ein größeres Bild als ein Zubehörartikel, weil das Template es so vorschreibt.

Was EasyCatalog nicht kann: schlechte Bildqualität reparieren, fehlende Freistellungen nachliefern oder veraltete Produktfotos erkennen. Welche Bilder in welcher Qualität bereitgestellt werden, entscheidet der Mensch.

Daher gilt eine praktische Regel aus vielen Projektdurchläufen: Wer in EasyCatalog paginiert, braucht sein Bildmaterial spätestens zwei Wochen vor dem ersten Produktionslauf in finalem Zustand. Nachlieferungen sind möglich, aber sie kosten Zeit und erhöhen das Risiko von Inkonsistenzen.

Mehrsprachige Kataloge und Bildvarianten

Ein Thema, das in internationalen Projekten regelmäßig auftaucht: Was passiert, wenn es für verschiedene Märkte unterschiedliche Bildversionen gibt? Produktfotos mit lokalem Zubehör, angepasste Verpackungen für den deutschen und den österreichischen Markt, oder schlicht unterschiedliche Auflösungen für Print und Digital?

EasyCatalog bringt dafür keine eigene DAM-Logik mit (DAM steht für Digital Asset Management, also die zentrale Verwaltung von Mediendateien). Es kann aber über Feld-Zuweisungen in der Datenquelle unterschiedliche Bildpfade je nach Variante oder Sprachversion ansprechen. Ihre Datenquelle enthält für das Produkt 4711 dann etwa ein Feld Bild_DE und ein Feld Bild_AT. Das Template für den deutschen Katalog greift auf Bild_DE zu, das für Österreich auf Bild_AT.

Ist das komplex? Ja. Aber diese Komplexität steckt bereits in Ihrem Sortiment. EasyCatalog bildet sie nur ab, statt sie zu verbergen.

Häufige Fehler im Asset-Management

Drei Muster begegnen uns in der Projektpraxis besonders häufig:

Bilder in zu niedriger Auflösung. Wer für digitale Kanäle fotografiert, liefert oft JPEGs mit 72 dpi. Für den Katalogdruck brauchen Sie mindestens 300 dpi, im besten Fall TIFF-Dateien in Druckauflösung. Dieser Unterschied fällt erfahrungsgemäß erst kurz vor Druckbeginn auf, wenn keine Zeit mehr für Nachfotografien bleibt.

Inkonsistente Benennung nach Reorganisationen. Ein Unternehmen benennt seine Bilder seit Jahren nach interner Artikel-ID. Dann kommt ein neues ERP-System mit neuen Nummern. Die alten Bilder tragen die alten Nummern, neue Produkte die neuen. Plötzlich findet EasyCatalog einen Teil der Bilder nicht mehr. Eine Migrationsstrategie für den Asset-Bestand ist deshalb kein technisches Detail, sondern ein Projekterfolgsfaktor.

Fehlende Bilder ohne Fallback. Wer für ein Produkt kein Bild hat, sollte das frühzeitig wissen und nicht erst beim Pagination-Lauf. EasyCatalog kann mit Platzhalterbildern arbeiten, aber das ist ein Notfallmechanismus, kein Qualitätsmerkmal. Zur Produktionsvorbereitung gehört deshalb eine regelmäßige Inventur des Bildbestands, abgeglichen mit dem aktuellen Produktsortiment.

TL;DR

Das Asset-Management ist der Teil eines EasyCatalog-Projekts, der in der Planung am häufigsten unterschätzt und in der Durchführung am häufigsten nachgesteuert wird. Das muss nicht so sein.

Wer sein Bildmaterial so strukturiert und pflegt, wie es die Automatisierungslogik erfordert, macht aus einem potenziellen Engpass eine Maschine, die von selbst läuft. Der zweite Katalog mit denselben Produkten oder der nächste Jahrgang mit aktualisierten Fotos wird zum Routine-Lauf, weil die Bilder einfach an der richtigen Stelle liegen und korrekt benannt sind.

Die Frage ist nicht, ob Sie Ihr Bildarchiv aufräumen wollen. Die Frage ist, ob Sie es lieber jetzt tun oder unter Zeitdruck, kurz vor Druckbeginn.