Achtzig Musiker sitzen auf der Bühne und spielen gleichzeitig. Trotzdem entsteht kein Chaos. Wie kommt das? Die Antwort ist erstaunlich unspektakulär: Jeder kennt seinen Einsatz, und niemand greift dem Nachbarn ins Instrument. Die Oboistin gibt den Ton zum Einstimmen, aber sie erklärt dem Cellisten nicht, wie er seinen Bogen halten soll.

Stellen Sie sich einmal das Gegenteil vor. Der Geiger wechselt zwischendurch an die Harve, der Dirigent greift selbst zur Trompete, weil es gerade schneller geht. Das Ergebnis wäre kein Konzert.

Genau so sieht die Realität in vielen Katalogprojekten aus, und wir sehen das in Kundengesprächen immer wieder. Der Designer pflegt Preise von Hand nach, weil die Excel-Liste mal wieder zu spät kam. Die Produktmanagerin schickt Korrekturen als PDF-Kommentare, die anschließend jemand ins Layout überträgt. Am Ende weiß niemand mehr sicher, welcher Stand der verbindliche ist. Jeder spielt jedes Instrument, und keiner spielt seines richtig.

EasyCatalog löst dieses Problem nicht mit mehr Abstimmung, sondern mit einer klaren Rollenverteilung. Wie die in der Praxis aussieht, schauen wir uns heute an.

Zwei Berufswelten, ein Katalog

In jedem Katalogprojekt treffen zwei Arbeitsweisen aufeinander, die unterschiedlicher kaum sein könnten.

Auf der einen Seite stehen die Datenverantwortlichen: Produktmanagement, Vertrieb, teilweise die IT. Sie denken in Artikelnummern, Warengruppen und Preisstaffeln. Ihr Zuhause ist das ERP- oder PIM-System, also die zentrale Datenbank, in der alle Produktinformationen gepflegt werden. Auf der anderen Seite arbeiten die Designer. Sie denken in Weißraum, Typografie und Seitenrhythmus, ihr Zuhause ist InDesign. Von Exportformaten und Feldstrukturen wollen sie verständlicherweise so wenig wissen wie möglich.

Ohne Automatisierung müssen diese beiden Welten bei jeder Ausgabe von Hand in Einklang gebracht werden. Daten gehen per Excel-Anhang in die Grafik, Korrekturen wandern per PDF zurück, und jede dieser Übergaben ist eine Stelle, an der etwas verloren gehen kann. Die Erfahrung aus unseren Projekten zeigt: Das größte Risiko in solchen Workflows ist selten die Technik. Es sind die vielen Übergabepunkte zwischen Menschen und die Medienbrüche.

Die Datenquelle gibt den Ton an

Wie schafft EasyCatalog hier Ordnung? Über ein einfaches Prinzip. Es gibt genau eine verbindliche Quelle, eine „Single Source of Truth (SSOT)“, für alle Produktdaten, und jeder arbeitet ausschließlich an seinem eigenen Part.

Die Datenverantwortlichen pflegen Preise, Texte und Artikelinformationen dort, wo sie es sowieso tun, nämlich im ERP- oder PIM-System. InDesign müssen sie dafür nie öffnen. Ändert sich ein Preis, ändern sie ihn an einer Stelle.

Die Designer gestalten Templates und Seiten in ihrer gewohnten Umgebung. Sie holen sich die aktuellen Daten per Knopfdruck ins Layout, und EasyCatalog markiert dabei farbig, welche Felder sich seit dem letzten Abgleich geändert haben. Der Designer muss also nicht raten, was neu ist. Er sieht es.

Gute Zusammenarbeit entsteht nicht durch mehr Meetings, sondern dadurch, dass jeder sein Instrument spielt und die Partitur für alle dieselbe ist.

Der angenehme Nebeneffekt: Die leidige Frage nach dem aktuellen Stand ist vom Tisch. Wenn die Datenquelle führend ist, kursieren keine konkurrierenden Excel-Versionen mehr per E-Mail. Der Katalog ist immer so aktuell wie die Datenbank.

Wer korrigiert eigentlich was?

Jetzt werden Sie vielleicht einwenden: Und was ist mit Fehlern, die erst im Layout auffallen? Ein Tippfehler im Produkttext springt auf der gestalteten Seite nun einmal deutlicher ins Auge als in einer Datenbankmaske.

Dafür gibt es eine Regel, die wir jedem Team ans Herz legen. Inhaltliche Fehler werden in der Datenquelle korrigiert, gestalterische Fragen im Layout. Der Tippfehler im Produkttext gehört also nicht ins InDesign-Dokument, sondern zurück an die Datenverantwortlichen.

Zugegeben, das fühlt sich im ersten Moment umständlich an. Der Designer könnte das Wort ja schnell selbst ändern, zwei Klicks, fertig. Aber genau diese schnelle Änderung aus der Hüfte wäre der Anfang vom Ende. Beim nächsten Datenupdate würde sie normalerweise überschrieben. Oder, noch unangenehmer, sie bliebe im Katalog stehen, während Webshop und Preisliste weiterhin den falschen Text zeigen.

Wer die Disziplin aufbringt, wird dafür doppelt belohnt. Die Korrektur landet dauerhaft in der Datenquelle und damit automatisch in allen künftigen Ausgaben und allen anderen Kanälen. Und der Designer behält die Sicherheit, jederzeit ein Datenupdate fahren zu können, ohne handgepflegte Änderungen zu verlieren. Falls doch einmal eine bewusste Ausnahme nötig ist, kennt EasyCatalog dafür einen sauberen Weg: Einzelne Felder lassen sich gezielt vom Update ausnehmen.

Drei Fragen vor dem Projektstart

Aus der Projektpraxis wissen wir: Die Technik ist meist schneller eingerichtet als die Zusammenarbeit. Deshalb lohnt es sich, drei Punkte verbindlich zu klären, bevor das erste Template gebaut wird.

Wer ist Eigentümer der Daten? Es braucht eine Person oder Abteilung, die für Vollständigkeit und Qualität der Produktdaten verantwortlich ist und bei der alle inhaltlichen Korrekturen zusammenlaufen. Wer bedient EasyCatalog im Layout? In kleineren Unternehmen ist das häufig eine einzelne Person, in größeren ein Team in der Grafik oder eine externe Agentur. Wichtig ist allein, dass die Zuständigkeit eindeutig ist. Und wie läuft die Freigabe? Ein fester Ablauf von Datenfreigabe über Layoutprüfung bis zur Druckfreigabe verhindert die berüchtigten Last-Minute-Änderungen, die jede Automatisierung aushebeln.

Das klingt nach Organisationsarbeit und nicht nach Software. Das ist es auch. EasyCatalog gibt Ihrem Team die technische Grundlage für diese Arbeitsteilung, aber ausfüllen müssen Sie sie selbst.

TL;DR

Katalogproduktion im Team funktioniert dann, wenn jeder in seiner Welt arbeiten kann: die Datenverantwortlichen in ihrem System, die Designer in InDesign, dazwischen EasyCatalog als verlässlicher Übersetzer. Die wichtigste Regel dabei lautet: Inhalte werden in der Datenquelle gepflegt, Gestaltung im Layout, und niemand greift dem anderen ins Instrument.

Unsere Empfehlung: Setzen Sie sich vor dem Projektstart mit allen Beteiligten an einen Tisch und beantworten Sie die drei Fragen nach Dateneigentum, Layoutverantwortung und Freigabeprozess. Eine Stunde Abstimmung am Anfang erspart Ihnen Wochen an Reibung im laufenden Betrieb.